Belege prüfen
So findest du einen Beleg im Journal, liest seinen Weg bis zur Kontozeile und berichtigst zurückgenommene Verkäufe richtig.
Auf dieser Seite
Unter Belege siehst du alles, was Sellaro schon in Lexware gebucht hat. Hier prüfst du Betrag, Steuerhinweis, Original und Zuordnung eines Belegs und klärst die Fälle, die deine Entscheidung brauchen.
Einen Beleg finden
Links steht das Journal: Verkaufsbelege und Gebührenbelege aller Marktplätze nebeneinander, mit Datum, Beschreibung, Nummer und Betrag. So grenzt du es ein:
- Wähle oben den Marktplatz und daneben einen Monat.
- Blättere mit Weiter und Zurück durch die Seiten.
- Such nach Beleg, Nummer oder Käufer.
Die Suche durchsucht nur die geladene Seite. Grenz deshalb zuerst Marktplatz und Monat ein, dann wird die Liste kurz genug.
Hast du einen Monat gewählt, stehen darüber seine Summen: Erlöse, Gebühren und Ergebnis. Das Ergebnis ist Erlöse minus Gebühren der gebuchten Belege. Es ist nicht dein Gewinn, denn Einkaufspreise und andere Ausgaben fehlen darin (Gewinn, Umsatz, ROI und Marge).
Ein leeres Journal heißt nicht, dass alles gut gegangen ist: Hier stehen nur Belege, die es in Lexware wirklich gibt. Was gescheitert ist oder wartet, steht im Verlauf unter Aufschlüsselung.
Einen Beleg lesen
Wähle einen Beleg, rechts erscheinen seine Angaben: Aussteller oder Käufer, Bestellung oder Referenz, Leistungsdatum, Positionen oder Gebührenarten, Netto, Umsatzsteuer und Brutto. Gilt eine besondere Steuerregel, steht sie darunter, etwa Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse Charge) oder Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) (Gebühren und Umsatzsteuer).
Oben am Beleg steht sein Zustand in Lexware: Entwurf, ausgestellt bei Verkaufsbelegen, gebucht bei Gebührenbelegen, storniert oder Fehler. Bei einem Fehler steht darunter die Letzte Fehlermeldung.
Mit Original lesen siehst du die PDF an derselben Stelle, mit Im Tab öffnen druckst oder speicherst du sie. Steht im Weg des Belegs Belegbild mit fehlt, hängt in Lexware keine PDF am Beleg; gebucht ist er trotzdem.
Was zeigt der Weg des Belegs?
Unter dem Beleg steht der Weg des Belegs. Er beantwortet vier getrennte Fragen:
| Zeile | Frage | Mögliche Antworten |
|---|---|---|
| Erstellt | Wann ist der Beleg entstanden? | Datum und Uhrzeit |
| Zustand oben am Beleg | Wie steht er in Lexware? | Entwurf, ausgestellt, gebucht, storniert |
| Beleg-Upload und Plattform-PDF | Ist er weitergegeben? | übergeben, noch nicht übergeben, fehlgeschlagen |
| Zuordnung | Hängt er an seiner Kontozeile? | Zugeordnet, Wartet, Braucht Entscheidung, Nicht zugeordnet |
Die Zeilen zur Weitergabe erscheinen nur, wo es eine Weitergabe gibt: Beleg-Upload, wenn PayJoe den Marktplatz aufschlüsselt, und Plattform-PDF bei Kaufland, wo Sellaro die Rechnung zur Bestellung hochlädt. Fehlt die Zeile, ist nichts offen.
Nicht zugeordnet heißt nicht unbezahlt
Nicht zugeordnet mit Bisher kein Versuch sagt nur, dass Sellaro für diesen Beleg noch kein Zuordnungsergebnis hat, nicht, ob er bezahlt ist. Bei eBay und Kaufland verknüpft Lexware die Verkaufsrechnungen selbst über seine Vorschläge. Dort kann eine Rechnung in Lexware längst bezahlt sein, während Sellaro sie als nicht zugeordnet zeigt.
Wartet heißt: Es fehlt noch etwas, meist die Kontozeile vom Marktplatz, und Sellaro versucht es später von selbst. Braucht Entscheidung löst sich nie von selbst. Dann zeigt das Journal oben einen Hinweis mit Link zur Aufschlüsselung, wo du den Fall im Verlauf mit Nur offene findest.
Was tun bei zurückgenommenen Verkäufen?
Manchmal nimmt ein Marktplatz einen Verkauf zurück, nachdem die Rechnung schon gebucht ist, etwa wenn Kaufland eine zugestellte Bestellung nachträglich storniert. Dann steht über dem Journal und an der Bestellung Entscheidung nötig: zurückgenommene Verkäufe. Jede Zeile nennt die Rechnung, ob der Verkauf ganz oder teilweise zurückgenommen ist und was sonst noch gebucht ist.
Du hast zwei Möglichkeiten:
- Gutschrift-Entwurf anlegen: Sellaro legt in Lexware eine Gutschrift mit Bezug auf die Rechnung an, bei einer teilweisen Rücknahme nur über die zurückgenommenen Positionen. Öffne den Entwurf mit In Lexware öffnen, prüfe ihn und schreib ihn dort fest; erst dann gilt er. Lag die Rechnung bei Kaufland, lädt Sellaro die festgeschriebene Gutschrift dort zur Bestellung hoch. Löschst du den Entwurf in Lexware, öffnet sich die Entscheidung wieder.
- Ohne Gutschrift abschließen: Die Rechnung bleibt unverändert. Du hältst in einer kurzen Begründung fest, warum keine Berichtigung nötig ist.
Wie die Rücknahme steuerlich einzuordnen ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Warum löschst du eine fertige Rechnung nie?
Eine festgeschriebene Rechnung hat eine Nummer aus einer fortlaufenden Reihe. Löschst du sie, vergibt Lexware die Nummer nicht noch einmal: Nach RE0022 kommt auch dann RE0023, wenn RE0022 gelöscht wurde. Die Lücke in deiner Nummernfolge kannst du bei einer Prüfung nicht erklären. Eine Gutschrift oder ein Storno lässt die Nummer stehen.
Falsche Rechnung berichtigen, nicht löschen
Stimmt an einer festgeschriebenen Rechnung etwas nicht, lösch sie nicht, um sie neu zu erstellen. Berichtige sie in Lexware mit einer Gutschrift oder storniere sie.
Was passiert mit deinen Unterlagen, wenn du Sellaro verlässt?
Deine Belege stehen in Lexware und bleiben dort, auch ohne Sellaro. Zusätzlich bewahrt Sellaro die Originaldaten auf, aus denen die gebuchten eBay- und Kaufland-Belege entstanden sind, bis acht Jahre nach Ende des Buchungsjahres, weil sie zu deinen Buchungsunterlagen gehören. Wird dein Sellaro-Konto gelöscht, liegt diese Aufbewahrung allein bei dir. Lass dir die Originaldaten deshalb vorher über den Support exportieren.