Gebührenrechnungen hochladen
So lädst du Gebührenrechnungen von eBay und Kaufland und die VAT Summary von Alias hoch, liest die sechs Prüfungen und buchst den Beleg nach Lexware.
Auf dieser Seite
Unter Gebührenrechnungen gibst du Sellaro die Originalbelege, die ein Marktplatz selbst schreibt. Sellaro prüft jede Datei sofort gegen deine Kontozeilen, bucht aber erst, wenn du es bestätigst.
Welche PDFs gehören hierher?
| Marktplatz | Beleg | Was er belegt |
|---|---|---|
| eBay | Gebührenrechnung (Nummer mit FNEU) und Korrektur (Nummer mit CREU) | die Gebühren, die eBay dir berechnet |
| Kaufland | Gebührenrechnung und Abrechnungsbeleg (Nummer mit C) | die Gebühren und Strafgebühren, die Kaufland dir berechnet |
| Alias | VAT Summary | deine Verkäufe an Alias |
Die VAT Summary von Alias ist trotz des Bildschirmnamens dein Verkaufsbeleg, kein Gebührenbeleg. Sellaro prüft und bucht sie genauso wie eine Gebührenrechnung. Für StockX und Amazon gibt es nichts hochzuladen (Belege je Marktplatz).
Was muss vorher stimmen?
- Die Aufschlüsselung läuft. Das Marktplatzkonto ist unter Aufschlüsselung freigegeben, und Sellaro, nicht PayJoe, schlüsselt es auf (Buchhaltung einrichten). Nur dann kennt Sellaro das Lexware-Konto für den Beleg und hat Kontozeilen, gegen die es prüfen kann.
- Der Beleg liegt ab deinem Startpunkt. Ältere Belege führt dein bisheriges System.
- Die Datei ist die Original-PDF aus dem Händlerportal, höchstens 5 MB groß. Sellaro liest den Text aus der PDF; ein Scan oder Foto enthält keinen lesbaren Text.
Rechnung prüfen und buchen
Datei ablegen
Zieh die PDF in das Feld oder klicke hinein und wähle sie aus. Die Prüfung startet von selbst, und Sellaro erkennt den Marktplatz aus der Datei. Nur wenn das nicht gelingt, bietet Sellaro Wird nicht erkannt? Marktplatz von Hand wählen an.
Bericht lesen
Links steht, Was Sellaro gelesen hat: Aussteller, Belegnummer, Zeitraum, Netto, Steuer und Brutto, die Zahl der Positionen und das Lexware-Konto, auf das gebucht wird. Rechts stehen die sechs Prüfungen. Vergleiche die Beträge kurz mit deiner PDF.
Buchen
Sind alle sechs Prüfungen bestanden, klicke auf Jetzt buchen. Sellaro legt den Beleg in Lexware an, hängt die PDF als Belegbild an, verknüpft jede Kontozeile mit dem Beleg und schließt die Buchung ab.
Nächste Datei
Mit PDF ansehen öffnest du das gebuchte Belegbild, mit Nächster Beleg legst du die nächste Datei ab.
Hochladen und Prüfen buchen nichts, erst Jetzt buchen schreibt nach Lexware. Der Prüfbericht gilt eine begrenzte Zeit, die Sellaro dir anzeigt; danach lässt du die Datei erneut prüfen.
Was prüft Sellaro?
| Prüfung | Was sie prüft |
|---|---|
| Beleg lesen | Sellaro holt den Text aus der PDF. |
| Beleg erkannt | Sellaro bestimmt Marktplatz und Belegart aus der Datei. |
| Einrichtung | Sellaro leitet das Lexware-Konto aus deiner Aufschlüsselung ab. |
| Zeitraum und Startpunkt | Der Zeitraum des Belegs liegt ab deinem Startpunkt. |
| Inhalt stimmig | Die Positionen ergeben zusammen die Belegsumme. |
| Bankzeilen eindeutig | Jede Position findet genau eine Kontozeile in deinem Marktplatzkonto. |
Kleine Rundungsunterschiede bei der Steuer, die sich aus dem Beleg erklären lassen, vermerkt Sellaro auf dem Beleg. Größere Abweichungen rundet Sellaro nicht weg, dann ist der Beleg nicht buchbar.
Was tun, wenn die Rechnung noch nicht buchbar ist?
Oft fehlen nur noch Kontozeilen. Bei Kaufland etwa steht auf der Rechnung der Tag der Leistung, die Kontozeile dazu bucht Kaufland aber erst, wenn es den Erlös freigibt. Lädst du eine Monatsrechnung früh hoch, meldet Sellaro deshalb Der Marktplatz ist noch nicht fertig mit dem Zustand Wartet. Das ist kein Fehler.
Klicke dann auf Vormerken. Sellaro prüft die Rechnung regelmäßig weiter, bis zu einem Stichtag, den es dir anzeigt. Sobald alle Kontozeilen da sind, legt Sellaro dir den vollständigen Prüfbericht vor; gebucht wird erst nach deinem Klick. Kommen die Zeilen bis zum Stichtag nicht, lade die Rechnung erneut hoch, wenn der Monat abgerechnet ist.
Was bedeuten die Gruppen im Verlauf?
Unter dem Ablagefeld sammelt Sellaro deine Gebührenrechnungen in drei Gruppen:
- Wartet auf dich: vorgemerkte Rechnungen, die jetzt vollständig geprüft und bereit zum Buchen sind.
- In Beobachtung: vorgemerkte Rechnungen, bei denen der Marktplatz noch am Zug ist.
- Erledigt: gebuchte Belege mit Belegnummer, Summe, Anteil der verknüpften Positionen und dem Weg zum Belegbild.
Welche Meldungen gibt es, und was tust du?
| Meldung | Was sie bedeutet | Was du tust |
|---|---|---|
| Aus der Datei kommt kein Text | Die Datei ist ein Scan, ein Foto oder ein Ausdruck. | Lade die Original-PDF aus dem Händlerportal. |
| Diese Belegart kennt Sellaro nicht | Der Text ist lesbar, aber Sellaro findet keine bekannte Belegkennung. | Ist es eine der Belegarten oben, wähle den Marktplatz von Hand. Sonst gehört die Datei nicht hierher. |
| Der Beleg ist nicht eindeutig zuzuordnen | Mehrere Marktplätze lesen die Datei als ihren Beleg. | Wähle den Marktplatz, von dem die Rechnung wirklich stammt. Sellaro rät nicht. |
| Die Einrichtung fehlt | Für diesen Marktplatz ist keine Aufschlüsselung durch Sellaro aktiv. | Gib das Konto unter Aufschlüsselung frei. |
| Zeitraum vor dem Startpunkt | Der Beleg gehört in dein bisheriges System. Sellaro meldet Nicht zuständig. | Buche ihn dort. Sonst stünde derselbe Zeitraum zweimal in den Büchern. |
| Diese Rechnung ist bereits gebucht | Dieselbe Rechnung steht schon in Lexware. | Nichts. |
| Der Marktplatz ist noch nicht fertig | Es fehlen noch Kontozeilen. | Vormerken, siehe oben. |
| Diese Kontozeilen hängen schon an einem anderen Beleg | Ein anderer Beleg beansprucht dieselben Zeilen. | Sieh unter Belege nach, welcher Beleg das ist. Warten hilft nicht. |
| Beleg und Kontozeilen gehen nicht auf | Positionen und Kontozeilen passen nicht zusammen. | Vergleiche die genannten Positionen mit den Kontozeilen. Warten hilft nicht. |
| Prüfergebnis abgelaufen, bitte erneut prüfen. | Der Prüfbericht ist zu alt. | Lass die Datei erneut prüfen. |
| Buchung fehlgeschlagen | Die Prüfung war in Ordnung, die Buchung in Lexware nicht. | Die Datei bleibt liegen, versuch es erneut. Bei Kaufland holt ein zweiter Versuch nur den fehlenden Teil nach. |
Beim Kaufland-Abrechnungsbeleg braucht Lexware die Buchungskategorie „Sonstige Ausgaben“. Fehlt sie, bucht Sellaro den Beleg nicht, weil er sonst auf dem Gebührenkonto 19 % Vorsteuer ziehen würde, die auf dem Beleg gar nicht steht.
Eine Kaufland-Rechnung, zwei Belege in Lexware
Enthält eine Kaufland-Rechnung auch erstattete Provisionen, legt Sellaro eine Rechnung und eine Gutschrift mit derselben PDF an. Das ist gewollt und keine doppelte Buchung (Belege je Marktplatz).