Buchhaltung einrichten

Bevor Sellaro etwas nach Lexware bucht, braucht es die Verbindung zu Lexware Office, deine Rechnungsdaten und für jedes Marktplatzkonto einen Startpunkt.

Was brauchst du vorher?#

• Ein Konto bei Lexware Office.
• Unter EinstellungenGeschäft ist Gewerblich gewählt. Nur dann zeigt Sellaro die Rechnungsdaten und die Wahl zwischen Sellaro und PayJoe.
• Einen verbundenen Marktplatz (Marktplätze verbinden), sonst gibt es kein Konto zum Freigeben.

Lexware verbinden#

1. Anmelden#

   Gib E-Mail-Adresse und Passwort deines Lexware-Kontos ein und klicke auf Webzugang verbinden.

2. Anmeldung bestätigen#

   Nutzt du bei Lexware die Zwei-Faktor-Anmeldung, öffnet sich Lexware-Anmeldung bestätigen. Bestätige in der Lexware-App oder gib den sechsstelligen Code aus deiner Authenticator-App ein.

3. OTP-Secret hinterlegen (freiwillig)#

   Bestätigst du mit Authenticator-Code, siehst du im selben Fenster das Feld OTP-Secret für automatische Anmeldung. Mit dem Einrichtungsschlüssel dort kann Sellaro sich später ohne dich neu anmelden (Wozu dient das OTP-Secret?).

4. Organisation prüfen#

   Danach zeigt Sellaro die verbundene Organisation. Prüfe, ob es die richtige Firma ist, denn dorthin gehen alle Belege. Mit Verbindung testen prüfst du die Verbindung jederzeit.

Warum braucht Sellaro Webzugang und Zugriffsschlüssel?#

• Über den Zugriffsschlüssel, die offizielle Schnittstelle von Lexware, legt Sellaro Rechnungen und Buchungsbelege an und liest sie aus.
• Über den Webzugang trägt Sellaro die Kontozeilen der Marktplätze in Lexware ein und verknüpft sie mit den Belegen. Die offizielle Schnittstelle kann das nicht.

Den Zugriffsschlüssel richtet Sellaro nach deiner Anmeldung selbst ein und erneuert ihn, bevor er abläuft. Fehlt einer der beiden Zugänge, wartet die Aufschlüsselung der Marktplätze, bis er wieder steht.

Wozu dient das OTP-Secret?#

Lexware meldet Sellaro von Zeit zu Zeit ab. Sellaro meldet sich dann mit deinen gespeicherten Zugangsdaten selbst wieder an, ohne zweiten Faktor, solange Lexware dem Gerät vertraut. Verlangt Lexware wieder einen Code, erzeugt Sellaro ihn aus dem OTP-Secret. Ohne Secret wartet Sellaro, bis du den Code eingibst.

Das OTP-Secret ist der Einrichtungsschlüssel, den Lexware beim Einschalten der Zwei-Faktor-Anmeldung neben dem QR-Code zeigt, meist eine lange Folge aus Buchstaben und Zahlen. Aus dem sechsstelligen Code, der sich alle 30 Sekunden ändert, lässt es sich nicht ermitteln. Sellaro prüft das Secret bei Lexware und speichert es erst nach einer erfolgreichen Anmeldung, verschlüsselt. Hast du den Schlüssel nicht mehr, bestätige einfach mit dem Code.

Rechnungsdaten prüfen#

Hier stehen Firmenname, Anschrift und Steuernummern für deine Rechnungen, übernommen aus deiner Lexware-Organisation. Stimmen sie nicht, klicke auf Abweichend pflegen und bestätige mit Ja, selbst pflegen. Ab dann gelten deine Angaben, und Änderungen in Lexware übernimmt Sellaro nicht mehr. Mit Eigene Angaben verwerfen kehrst du zu den Daten aus Lexware zurück.

Unter Marktplatz-Rechnungsdaten stehen nur StockX und Alias, denn nur bei ihnen schreibt Sellaro Belege, auf denen der Marktplatz selbst steht. Rechnungsempfänger und Buchung der Gebühren gibt der Marktplatz vor. Du wählst nur:

• Bei StockX das Warenzielland, also das Land des StockX-Lagers, an das du schickst, und die Lieferadresse. Daraus leitet Sellaro die Steuer auf deine StockX-Rechnungen ab (Belege je Marktplatz). Liegt das Lager in einem anderen EU-Land, braucht Sellaro deine USt-IdNr. in den Rechnungsdaten.
• Bei StockX und Alias unter Aufwandsbelege bündeln: Ein Beleg je Bestellung oder Ein Sammelbeleg je Monat, der erst nach Monatsende entsteht. Auszahlungs- und Kontogebühren bekommen immer einen eigenen Beleg, weil sie zu keiner einzelnen Bestellung gehören.

eBay und Kaufland stehen hier nicht: Ihre Verkaufsrechnungen gehen an den Käufer, und ihre Gebührenrechnungen schreiben sie selbst. Einleitung und Schlusstext deiner Rechnungen legst du unter Rechnungstexte fest (Einstellungen).

Wer schlüsselt auf: Sellaro oder PayJoe?#

Aufschlüsseln heißt: Die Abrechnung eines Marktplatzes wird in einzelne Kontozeilen für Erlöse, Gebühren und Steuern zerlegt und in Lexware eingetragen. Für eBay und Kaufland wählst du, ob Sellaro oder PayJoe das übernimmt. StockX und Alias schlüsselt immer Sellaro auf, die Amazon-Abrechnung nie; dafür bleibt nur ein anderes System wie PayJoe.

Es darf immer nur eines der beiden Systeme sein, sonst stünde jeder Verkauf und jede Gebühr zweimal in Lexware.

PayJoe kannst du erst wählen, wenn du unter EinstellungenSchnittstellen Zugangsdaten für PayJoe hinterlegt hast.

Marktplatzkonto freigeben#

Erst mit der Freigabe bucht Sellaro für ein Marktplatzkonto. Vorher entstehen dafür weder Kontozeilen noch Gebührenbelege noch automatische Rechnungen.

1. Konto wählen#

   Unter Welches Konto? wählst du das Marktplatzkonto. Mehrere Konten beim selben Marktplatz gibst du einzeln frei.

2. Startpunkt wählen#

   Unter Wann beginnen die Bücher? wählst du Alles buchen oder einen der angebotenen Starttage (Wie wählst du den Startpunkt?).

3. Umfang prüfen#

   Hier legst du fest, welche Belege Sellaro für dieses Konto erstellt (Welche Belege soll Sellaro erstellen?).

4. Starten#

   Prüf die Zusammenfassung und klicke auf Aufschlüsselung starten. Der erste Lauf beginnt gleich danach.

Wie wählst du den Startpunkt?#

Der Startpunkt ist die Übergabe von deinem bisherigen System an Sellaro. Alles davor bucht weiter dein altes System, also PayJoe, deine Steuerkanzlei oder du selbst von Hand, alles danach Sellaro. So steht kein Zeitraum doppelt in den Büchern, und keiner fehlt.

Ein Beispiel: Deine Steuerkanzlei hat die StockX-Abrechnungen bis Ende März gebucht. Dann wählst du den Start im April. Die Zusammenfassung zeigt unter Vorsystem endet mit die März-Abrechnung als letzte, die dein altes System führt.

• Alles buchen nimmt die ganze Historie des Kontos. Das passt nur, wenn bisher niemand die Abrechnungen dieses Kontos gebucht hat.
• Wählbar ist nur der Beginn einer Abrechnungsperiode. Sonst stünde die eine Hälfte einer Marktplatzrechnung bei Sellaro und die andere im alten System.
• Fehlt ein Monat, kann Sellaro dafür keinen belegten Beginn anbieten, etwa weil der Kontostand am Vorabend oder die Historie davor nicht belegt ist. Ohne diesen Stand wäre die Übergabe nicht nachprüfbar.
• Den laufenden Monat kann Sellaro vormerken. Dann bucht Sellaro erst ab dem ersten Periodenbeginn, den der Marktplatz belegt.
• Ein Kontostand am Vortag in der Zusammenfassung ist das Guthaben, das beim Wechsel noch auf dem Marktplatzkonto lag. Sellaro trägt ihn nicht als Anfangsbestand ein, das Konto in Lexware beginnt bei null. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie dieser Betrag übernommen wird.

Welche Belege soll Sellaro erstellen?#

Kontozeilen ist immer angehakt, denn das Eintragen der Kontozeilen ist die Freigabe selbst. Darunter stehen die Stufen, die du wählen kannst:

Bei eBay und Kaufland kannst du nichts wählen: Gebührenrechnungen lädst du selbst hoch, Rechnungen erstellst du an der Bestellung, und Verkaufsrechnungen ordnet Lexware zu. Bei Alias fehlt Rechnungen, weil Alias die Verkaufsbelege selbst schreibt.

Verlass dich nicht darauf, dass die Kästchen schon richtig stehen, sondern entscheide jedes selbst. Passt eine Kombination nicht zusammen, etwa Belege ohne Zuordnung, sagt der Dialog es dir.

Was passiert nach dem Start?#

In BuchhaltungAufschlüsselung siehst du je Marktplatz den letzten und den nächsten Lauf. Ein Lauf zeigt seine Schritte einzeln: Bewegungen holen, Kontozeilen importieren, Gebührenbelege buchen, Ausgangsrechnungen erstellen und Kontozeilen zuordnen. Im Verlauf steht jedes Ereignis, mit Nur offene nur, was noch deine Hilfe braucht.

Einstellungen ändern oder Aufschlüsselung beenden#

Über den Knopf Einstellungen eines Marktplatzes schaltest du unter Belegstufen die Stufen um und bestätigst mit Speichern.

Mit Aufschlüsselung beenden… hältst du künftige Importe an. Zur Sicherheit tippst du „beenden“ ein und bestätigst mit Endgültig beenden. Beenden löscht nichts: Geschriebene Kontozeilen und Belege bleiben in Lexware stehen. Hat Sellaro schon Kontozeilen eingetragen, bucht es nach einer Wiederaufnahme ab demselben Startpunkt weiter, sonst kannst du ihn neu wählen.