Amazon- und DHL-Rechnungen

Amazon- und DHL-Rechnungen sind Rechnungen an dich: über Ware, die du bei Amazon einkaufst, und über Pakete, die du mit DHL verschickst. Sellaro holt sie ab, archiviert die PDFs und überträgt sie auf Wunsch als Eingangsbeleg nach Lexware.

Amazon-Rechnungen: deine Einkäufe bei Amazon#

Hier stehen Rechnungen und Gutschriften zu Bestellungen, die du über ein verbundenes Amazon-Einkaufskonto aufgegeben hast, zum Beispiel über Amazon Business. Mit deinen Verkäufen auf Amazon hat dieser Bildschirm nichts zu tun (Belege je Marktplatz).

Einkaufskonto verbinden#

Das Konto verbindest du unter EinstellungenSchnittstellenEinkaufskonten. Danach holt Sellaro die Rechnungen zu den übernommenen Bestellungen von selbst; Rechnungen abrufen stößt den Abruf sofort an. Wie aus diesen Bestellungen Einkäufe werden, steht unter Einkäufe.

Rechnungen finden und herunterladen#

Die Liste ist nach Bestellung gruppiert; weitere Rechnungen oder spätere Gutschriften stehen als Unterzeilen darunter. Du suchst nach Rechnungs- oder Bestellnummer und filterst nach Einkaufsquelle, Lexware-Status und Datum. Eine PDF öffnest du einzeln oder lädst sie mit Herunterladen; für markierte Bestellungen lädt PDFs herunterladen alle zusammen als ZIP.

Fehlt ein Betrag noch, zeigt Sellaro ihn als unbekannt statt als 0 €. Er wird aus der PDF gelesen, sobald sie vorliegt.

Nach Lexware übertragen#

• Von Hand: An Lexware übertragen an einer Rechnung überträgt diese eine. Markierst du Bestellungen, überträgt An Lexware senden alle noch offenen Belege dieser Bestellungen.
• Automatisch: Schalte beim Einkaufskonto unter EinstellungenSchnittstellenEinkaufskonten die Option Belege an Lexware übergeben ein. Sie ist anfangs aus, weil sie auch Rechnungen privater Konten in deine Buchhaltung schiebt und du das bewusst entscheiden sollst.

Sellaro legt jede Rechnung in Lexware Office als Eingangsbeleg mit PDF an. Dort landet sie im Prüfeingang, und du ordnest sie in Lexware einer Kategorie zu. In der Bemerkung stehen Bestellnummer, Konto und Artikel zum Zuordnen, darüber „SELLARO AUTOIMPORT“, damit du siehst, dass Sellaro den Beleg angelegt hat. Steht die Rechnungsnummer schon in Lexware, etwa weil du die Rechnung früher selbst hochgeladen hast, verknüpft Sellaro den vorhandenen Beleg und zeigt Bereits vorhanden. Kann Sellaro die Rechnungsnummer in der PDF nicht lesen, bekommt der Beleg eine aus der Bestellung abgeleitete Nummer, und einen Handupload unter der echten Nummer erkennt Sellaro dann nicht. Lade solche Rechnungen deshalb nicht zusätzlich von Hand hoch.

Was bedeutet der Lexware-Status?#

Die Spalte Lexware zeigt, wie weit der Beleg in Lexware ist, nicht, ob die Rechnung bei Amazon bezahlt ist.

DHL-Rechnungen: deine Paketkosten#

Hier stehen die Paketrechnungen aus deinem DHL-Geschäftskundenportal mit Datum, Rechnungsnummer, Paketprodukt, Abrechnungsnummer, Bruttobetrag und Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer liest Sellaro aus der Rechnung selbst: DHL rechnet je Position ab, oft 19 % auf das Porto und 0 % auf eine steuerfreie Leistung in derselben Rechnung. Unter dem Betrag steht deshalb die Aufteilung, etwa „5,08 € USt. (19 %) · 6,99 € steuerfrei“. Solange Sellaro die PDF noch nicht gelesen hat, steht dort Steueraufteilung folgt.

Rechnungsimport einrichten#

Verbinde DHL unter EinstellungenSchnittstellen. Im Bereich Rechnungsimport stellst du drei Dinge getrennt ein:

• Rechnungen als Ausgabe buchen: Jede Paketrechnung wird in Sellaro als Ausgabe angelegt, getrennt nach Paketprodukt, mit der Umsatzsteuer aus der Rechnung (Einnahmen und Ausgaben). Betrag, Steuer und Datum einer solchen Ausgabe kommen aus der Rechnung und lassen sich nicht ändern; Beschreibung, Kategorie, Zahlungsmethode und Notiz schon.
• Automatisch an Lexware übertragen: Sellaro legt in Lexware Office einen gebuchten Eingangsbeleg an, mit einer Position je Steuersatz in der Kategorie „Kosten der Warenabgabe“, und hängt die E-Rechnung an, wenn DHL eine liefert, sonst die PDF. In der Bemerkung stehen „SELLARO AUTOIMPORT“, das Paketprodukt, deine DHL-Kundennummer (EKP) und die Abrechnungsnummer. Betrag, Datum und Rechnungsnummer stehen in den Feldern des Belegs. Ist Lexware gerade nicht verbunden, bleiben die Rechnungen in Sellaro liegen und gehen nach, sobald die Verbindung wieder steht. Belege, die schon in Lexware liegen, ändert Sellaro nicht.
• Rechnungen ab: ab welchem Datum Sellaro Rechnungen holt. Vorbelegt ist der heutige Tag, damit das Einschalten keine älteren Rechnungen nachbucht, die du vielleicht schon von Hand erfasst hast. Willst du ältere Rechnungen übernehmen, wähle ein früheres Datum. DHL gibt höchstens ein Jahr zurück heraus, deshalb holt Sellaro bei einem älteren Datum nur ab dem frühesten erreichbaren Tag.

Sellaro bucht nur Posten, die es einem bekannten Paketprodukt zuordnen kann, und nur mit der Steueraufteilung, die es aus der Rechnung gelesen und nachgerechnet hat. Lässt sich eine Rechnung nicht zweifelsfrei lesen, bucht Sellaro sie nicht und meldet sie dir, statt einen Steuersatz zu raten.

Neue Rechnungen holt Sellaro von selbst, etwa alle sechs Stunden. DHL stellt eine Rechnung am Morgen nach ihrem Rechnungsdatum ein.

Warum „Kosten der Warenabgabe“ und nicht „Porto“?#

Eine DHL-Rechnung bezahlt den Versand deiner verkauften Ware zum Kunden. In der Buchhaltung heißt das Ausgangsfracht und gehört zu den Kosten der Warenabgabe, also zu den Kosten, die beim Verkauf entstehen. „Porto“ ist für die allgemeine Geschäftspost gedacht, etwa Briefe an Ämter, die Bank oder deinen Steuerberater. Lexware Office hat kein eigenes Konto für Ausgangsfrachten und lässt keine eigenen Konten zu. Die passende Kategorie ist deshalb „Kosten der Warenabgabe“. Sie bucht im Kontenrahmen SKR 03 auf 4700 und im SKR 04 auf 6700. Welches Konto hinter einer Kategorie steckt, siehst du in Lexware unter Buchhaltung › Kontenübersicht, wenn du „Kategorie anzeigen“ anhakst.

Auch die übrigen Posten einer Paketrechnung landen in dieser Kategorie: Zuschläge wie Maut, Energie oder GoGreen, Auslandspakete, das Entgelt für Nachnahme, die Transportversicherung und Groß- oder Maxibriefe aus der Portokasse. Als Reseller verschickst du Briefe fast nur an Kunden, also gehören auch sie zum Verkauf. An deiner Steuer ändert die Kategorie nichts: Die Vorsteuer hängt am Steuersatz jeder Position, nicht an der Kategorie. Die Rechnung aus der Liste oben mit „5,08 € USt. (19 %) · 6,99 € steuerfrei“ kostet 38,81 € und wird in Lexware zu zwei Positionen: 26,74 € netto zu 19 % (5,08 € Vorsteuer) und 6,99 € zu 0 %. Die Kategorie entscheidet nur, unter welcher Zeile die Kosten in deiner Auswertung stehen. Will dein Steuerberater sie anders aufteilen, bucht er sie nach dem Export um.

Rechnungen finden, herunterladen und übertragen#

Mit Rechnungen abrufen holst du neue Rechnungen sofort. Du suchst nach Rechnungsnummer oder Referenz und filterst nach Produkt, Lexware-Status und Datum. Oben stehen der Gesamtbetrag (brutto), die Zahl der Rechnungen und wie viele noch Offen für Lexware sind. Diese Zahlen gelten für alle Rechnungen, die zu deinen Filtern passen, nicht nur für die aktuelle Seite.

Eine PDF öffnest oder lädst du einzeln. Liefert DHL zur Rechnung auch eine E-Rechnung, lädst du sie mit E-Rechnung (XML) herunterladen als XML-Datei herunter. Markierst du mehrere Rechnungen, lädst du ihre PDFs zusammen als ZIP herunter oder schickst sie mit An Lexware senden nach Lexware. Schon übertragene Rechnungen überträgt Sellaro dabei nicht noch einmal.

Zahlstatus und Lexware sind zwei Spalten#

• Zahlstatus kommt von DHL: Zahlung offen mit Fälligkeitsdatum, Zahlung ausgeglichen oder Zahlstatus unbekannt. Er sagt, ob DHL dein Geld schon hat.
• Lexware sagt nur, ob der Beleg in Lexware angelegt ist. Ein übertragener Beleg ist also nicht automatisch bezahlt.